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商务电子邮件写作要领（二）
如今，经济全球化已成为不争的事实，国际商务的发展日益蓬勃，这也带来了市场对国际型商务人才的需求不断增加。作为现代商务沟通中的一种重要形式，电子邮件的重要性不言而喻。随着现代商务节奏不断加快，电子邮件因其载体不同而与一般商务邮件有所差别。以往的过时的邮件风格、一些陈词滥调的表达已不符合电子邮件写作要求。对国际型商界人士而言，掌握电子邮件写作原则是一必须具备的技能，否则，他们将无法在客户、竞争对手或老板面前树立起自己良好的形象。 如何写好商务电子邮件，什么样的电子邮件才算是完美的邮件，这一直商界人士感到棘手的问题。因此，笔者结合自己多年来的商务英语写作教学和外企商务英语培训经验，参考了大量的国内外相关资料，并吸收了诸多的网络上最新的商务邮件写作信息，从电子邮件的词法、句法、语态、语言风格、篇章结构等方面总结出了十六条要领。本文继其姊妹篇《商务电子邮件写作要领（一）》提出了另外八条商务电子邮件写作要领。 一、多使用主动语态（Use
active voice more） 句子的主语为动作的执行者时，谓语的形式称为主动语态；句子的主语为动作的承受者时，谓语的形式称为被动语态。商务电子邮件中，多使用主动语态会使电子邮件风格直接有力，句子结构简洁明了。比较以下例子，您会发觉哪一种更为直截了当？
以上左边例子表达显得拖沓冗长，语气生硬；右边信息直接、一目了然，语气得体。虽说商务邮件应多使用主动语态，但并非千篇一律。在不明动作的执行者或动作的执行者不重要的情况下，还是应使用被动语态。如以下几例：“The company was founded in 1998.”“Do you know when the meeting will be held?”“The memo was sent yesterday.” 此外，有时生意人故意使用被动语态作为逃避责任或含糊其词的一种方式。如：“The
status of your account will be checked and confirmed.”此句中，账户谁来核对并确认，没有说明清楚。但若写成“I
will check and confirm the status of your account.”很明显责任由你来承担。 二、多使用短句（Use
more short sentences） 何为长句，何为短句，只能相对而言。最好的判断办法是将写好的英文句子大声朗读给另一英文熟练的人听，一旦听者还未听完句子的一半时就不知所云，则该句太长，需断开。如下例：
上例中，右句显然太长，读起来吃力；左句意思更为清晰，符合现代商务电子邮件风格。当然，强调商务电子邮件中应多用短句，并不是一味追求短小的简单句，这样会使句子结构过于单一、孩子气。譬如以下左边句子就不如右边句子更为流畅、自然。
三、使用现代商务英语（Use
modern business language） 一直以来，商务邮件中充满过于正式或陈旧的表达，如：“As
per your request”，“Pursuant
to our conversation”等。这些表达早已过时，不符合现代商务电子邮件的原则。商务电子邮件旨在传达信息或说服对方，并非是去赢得对方对你的写作水平的赞叹。因此，在商务邮件写作中，应用现代的商务语言来取代过时或过于正式的表达。以下是一些过时与现代商务表达的对比：
四、风格自然、口语化（Use a natural, conversational style） 现代商务邮件写作文体不同于其它文体，它有着自身的特点：语言自然、流畅，如同面对面的口语交谈。这种写作的优势在于能使读者见信如见其人，富有亲和力，符合人性化商务发展趋势。 然而，在日常的一些商务电子邮件中，经常可以看到这种句子：“In
accordance with the guidelines mentioned in our discussion, I am
forwarding the book.”，“We
acknowledge with thanks the receipt of your letter dated 6 July.”当客户交谈时，我们会这样说话吗？显然，这种表达过于正式，属于早已过时的商务套话。它不仅会使读者产生误解，甚至费解，还会疏远读者，显然不利于商务沟通。以上两例可改为：“As
we discussed, I’m sending you the book.”和“Thank you for
your email of 6 July.”为了进一步说明，以下分别为不自然与自然表达的对比：
当然，我们提倡在现代商务邮件写作中采用自然、口语化的风格，并不意味着要使用俚语或习语。商务电子邮件者应像避开商务陈词滥调及商业行话那样来避免使用俚语、习语。俚语和习语只适用于某些非正式社交场合，但在大多数商务沟通中，尤其是书面沟通不宜使用。因为有时俚语和习语会产生某种负面效应，甚至会冒犯对方。此外，它们很快就会成为商务陈词滥调，也会产生误解。请看下列例句，左边过于口语化，令人费解，不妥；右边的表达意思清楚，符合现代商务电子邮件规律。
五、缩短或删除寒暄及不切题的段落（Shorten
or delete warming-up paragraphs） 日常生活中，人们常常在进入正式谈话之前会寒暄一番，同样书面沟通的开端往往也会有充当同样角色的段落，以便读者更好的接受正文，此外，寒暄段落还用来提供背景知识，但一般不涉及正题，故属于非重要段落。 商务邮件写作有着其特定的文体要求，即：避繁就简，开头就应切入正题，以唤起读者的兴趣与重视。若是一封商务电子邮件的开头拖沓冗长，半天不切入正题，只会浪费商界人士宝贵的时间，而且很有可能在没看完之前就被扔进垃圾箱。当然，也并不是说商务电子邮件应杜绝寒暄、问候之类的语句，但没有必要用段落来充当该类角色。以下举例分析。
以上为一封商务电子邮件的开头。左边的开头段拖沓冗长，皆属无关紧要的信息，应予以删减。其实，该信的目的主要是提供与市场营销项目相关的一些资料，故信的开头段就应阐明这一目的，至于寒暄，点到为止，具体内容参考右边。 六、开头表明写作目的（Identify
the purpose of the writing in the beginning） 前面刚提到商务邮件的首段应切入正题，以唤起读者的兴趣与重视，那么何谓正题？顾名思义，正题就是写作的目的，即：开门见山地阐明邮件的目的。一般来说，可用一句话或一个段落来表明写作目的。以下是常见商务电子邮件的开头，读者只要看完电子邮件的第一句话或第一段，便知道这封信的意图。
七、结尾避免画蛇添足（Cross
out unnecessary closings） 商务电子邮件者有时不知道如何结尾，常常重复前文讲过的内容，造成累赘感。商务电子邮件的结尾如同开头应受到同等的重视，结尾的成功与否可能影响整篇写作效果。在结束之前，想好要说的话，一次说清，无须再三重复。譬如，若你想与读者面谈，可用“I’d like to get together with you to discuss this matter in more detail”、“I am looking forward to seeing you next Wednesday.”等之类的语句结束你的信，勿须画蛇添足。 实际商务沟通的电子邮件中，不乏一些多余或不恰当的语句。如“Thank you in advance.”就是其中之一，该句言下之意指的是作者已假设对方已经接受或同意信中的所说的内容。作者一般在不确信自己观点是否有充分的说服力时，常常使用这类句子，认为不论对方是否接受，先感谢对方总是对自己有利的。殊不知，这样的结尾常常起着相反的效果。 “If you have any questions, please call us.”这句话在商务电子邮件中用的过多，反而不妥，因为它常常会掩盖商务电子邮件者的真正目的，从而给读者带来理解上的不便。最好是开诚布公，表明真正目的，以免对方产生误解。例如，你想要对方回寄一份副签过的销售合同，以备存档，可用“Please send us a copy of the signed sales contract for our file.”来结束你的电子邮件，无须使用“If you have any questions, please call me.” “Don’t hesitate to call us...”已成为陈词滥调，细想之，让收件人产生一种荒谬的形象， 似乎他/她拿起电话放下，放下又拿起，犹豫不决，这可能吗？
总之，商务电子邮件尤其是电子邮件的结尾，应直截了当，切忌拐弯抹角，也不宜使用商务沟通中的陈词滥调，这些对读者早已失去了其往日的魅力。 八、使用小段落（Use
small paragraphs）
商务电子邮件的原则之一是将一商务主题分为几个小话题，然后每个小话题都用一个段落来阐述，保持每个段落短小精悍。使用小段落，便于读者阅读，把握所读的材料的主要内容。相反，若将所有小话题用一大段来阐述，则会花费读者的更多的时间来理解写作的内容，这不符合商界快节奏的规律。通过比较以下两封邮件，不难分出右边那封邮件更容易为读者所接受。
通过这八条的建议,
希望能给商务英语学习者有所启发，在商务电子邮件写作过程中，应不仅要注意遣词造句、语态，还要注意邮件的开头结尾以及整体篇章结构。 本文发表于《新东方英语》第29期，请勿抄袭 WWW.51BEC.COM |